KORESPONDENSI BISNIS

Pendahuluan : Falsafah Dasar, Fungsi dan Etika Korespondensi Bisnis 1

Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan berbagai individu, baik yang berada disekitarnya maupun ditempat lain.
1. Falsafah dasar
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
Surat dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan menangani aktivitas korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra perusahaan dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si penerima surat tersebut.
Menulis ‘surat’ yang baik tidak menuntut keahlian khusus seperti seorang pengarang novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya, karena pada dasarnya ‘surat’ bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian, menyususn surat yang baik tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang, karena ada aturan dan kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus dipenuhi oleh setiap penulis surat.
Dalam mata kuliah ini cq. ‘korespondensi bisnis’ akan dibahas tata cara penulisan surat yang baik ditinjau dari bentuk, isi, jenis, model serta bahasa yang lazim dipakai dalam penulisan surat. Disamping itu akan disajikan juga beberapa contoh untuk masing-masing jenis surat yang dibahas dalam kuliah ini agar mahasiswa lebih mudah mempelajari dan memahaminya.
2. Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari suatu pihak kepada pihak yang lainnya, oleh karena itu isi surat juga dapat mencerminkan citra diri, kualitas serta wibawa dari pengirimnya. Dalam dunia ‘bisnis’ maupun ‘dinas’ instansi pemerintahan, dokumentasi surat sangatlah penting dilakukan, karena surat yang keluar/masuk dpat dijadikan sebagai :
1. Bukti otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hokum yang sifatnya mengikat, misalnya : Surat Perjanjian, Kuitansi, Bukti tanda terima, Faktur, dan sebagainya.
2. Sebagai Referensi, dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas tertentu. Misalnya : Kumpulan surat yang didokumentasikan dan diarsipkan dengan baik merupakan sumber data yang kelak akan diperlukan dalam kegiatan perencanaan maupun untuk menentukan sikap, menindaklanjuti suatu kegiatan/keputusan tertentu.
3. Jaminan Keamanan dan Kepemilikan, missal : Surat Jalan, Sertifikat dll.
4. Sarana Promosi (Iklan) bagi pihak pengirim, khususnya dalam banyak jenis surat-surat penawaran bisnis seperti brosur, leaflet, price list dan sebagainya.
5. Sarana efektif untuk mengatasi kendala waktu, jarak dan tenaga. Dll.

3. Surat yang Baik
Penulis surat dapat menyusun surat yang baik dan benar dalam aktifitas korespondensi bisnis apabila penulis surat tersebut mengetahui adanya beberapa syarat maupun ciri-ciri tertentu dari sebuah surat yang baik. Berikut ini beberapa syarat dan ciri-ciri dari surat yang baik tersebut :
a. Bentuk surat harus disesuaikan dengan isi, pesan dan tingkat urgensinya
b. Bahasa yang dipergunakan tidak boleh kasar atau menyinggung perasaan, dan tetap menjaga sopan santun.
c. Kalimat-kalimat dalam surat harus mematuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang benar (EYD). Oleh sebab itu pengetahuan mengenai tata bahasa yang baik dan benar mutlak dibutuhkan.
d. Isi Surat tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele, tetapi menggunakan bahasa yang efisien, efektif dan lugas namun harus tetap menjaga etika kesopanan sehingga menjadi lebih mudah dipahami dan berkesan mendalam.
Dalam penyusunan ‘surat’ yang sifatnya ‘dinas’ atau ‘resmi’ penulis surat juga perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini :
a. Mempersiapkan dan merencanakan rancangan surat dengan baik (draft)
b. Menetapkan dan menguasai permasalahan yang akian diungkapkan
c. Menetapkan bahan rujukan : dokumen/arsip dan berbagai macam data pendukung yang diperlukan



4. Pentingnya Korespondensi Bisnis
Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung ‘face to face negotiation’. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada umumnya.
Hasil negosiasi tatap muka ‘face to face negotiation’ pada akhirnya juga akan dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi. Karena hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan dituangkan dalam bentuk catatan ‘notulen’ atau minutes. Notulen sebagai catatan tertulis tersebut biasanya akan diparaf (diberi initial) dari masing-masing pihak yang bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.
Apabila perundingan tersebut dilakukan dalam beberapa kali tatap muka dan berkesinambungan, maka semua catatan notulen dari setiap pertemuan tersebut akan dituangkan dalam suatu kesimpulan akhir yang disebut dengan “Persetujuan Prinsip” atau Memorandum Of Understanding yang dikenal dengan singkatan ‘MOU’. MOU tersebut selanjutnya akan ditandatangani bersama oleh kedua belah pihak yang membuat kesepakatan dalam suatu upacara sederhana yang disebut dengan ‘Assigment of MOU’.
Dengan demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara apapun yang dipakai dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau negosiasi tatap muka, pada akhirnya korespondensi tetap akan memegang peranan yang terpenting, sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.




a. Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)
Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh karena itu, desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita.
Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain amplop maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat memberikan informasi dasar mengenai perusahaan, terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan
b. Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)
Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan usaha bisnis tersebut. Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu ukuran yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan dapat memegang komitmen, khususnya tentang ‘tepat mutu dan tepat waktu’ sebagaimana yang disepakati dalam dokumen ‘MOU’.
c. Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)
Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen atau dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai kedua sasaran diatas maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya. Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkan tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.




5. Etika Korespondensi
Berdasarkan uraian diatas telah kita ketahui betapa pentingnya peranan korespondensi dalam menunjang aktifitas bisnis perusahaan, berikut ini adalah beberapa hal yang perlu dikemukakan berkaitan dengan ‘tata cara dan etika’ dalam korespondensi bisnis, antara lain :
1. Isi Surat
Tujuan dari setiap korespondensi adalah mengkomunikasikan atau menyampaikan pesan, amanat, berita maupun informasi dan data kepada relasi bisnis kita dengan baik dan benar serta dengan cara yang sopan. Pada dasarnya ‘isi surat’ yang baik harus memenuhi tiga syarat sebagai berikut :
a. Jelas, isi pesan dan berita yang disampaikan
b. Tepat (data & informasi), terlebih apabila menyangkut angka-angka.
c. Benar (tata bahasanya) serta singkat padat penyampaiannya.
2. Bahasa yang Baik dan Benar
Kata-kata, kalimat dan bahasa yang dipakai dalam korespondensi harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a. Jelas ejaannya, biasakan menggunakan kata-kata yang tepat untuk konteks kalimat tertentu, jika diperlukan anda dapat menggunakan kamus untuk mencari kata-kata yang tepat (terutama untuk korespondensi yang berbahasa Inggris)
b. Tidak menggunakan kata-kata yang mempunyai arti ganda dan bias menimbulkan kerancuan salah penafsiran yang membingungkan penerima surat.
c. Gunakan tata bahasa yang runtut dan tidak perlu menambahi dengan embel-embel dan basa-basi yang tidak diperlukan. Pada dasarnya gramatika bahasa Inggris hamper sama dengan bahasa Indonesia, karena itu jika kita dapat menyusun kalimat bahasa Indonesia yang baik dan benar, maka akan sangat mudah untuk dapat ditrabslate atau diterjemahkan kedalam bahasa Inggris dengan baik dan benar pula.
3. Tulis dan Ketik yang Rapi
Ingatlah selalu bahwa surat yang kita kirimkan akan mencerminkan citra diri dan kepribadian kita. Ketikan atau tulisan yang rapi akan memberikan kesan bahwa penulis surat itu atau orang yang menandatangani surat itu adalah seorang yang teliti, bersih, rapih dan efisien. Hindari penggunaan penghapus (tip-ex) atau correction pen, karena surat bisnis resmi harus bias menampilkan ketelitian dan keprofesionalan pengirimnya.
4. Perhatikan Tata Letak Surat
Susunan isi surat dan lay outnya pada umumnya dapat dibagi-bagi dalam beberapa bagian sebagai berikut :
Ruang referensi, ruang nama & alamat, kalimat pembuka, Isi surat, kalimat penutup, nama pengirim, tanda tangan pengirim dan jabatan pengirim. Pembahasan lebih lanjut mengenai masalah ini akan dibahas pada bab-bab selanjutnya. (Bab-2).
5. Membaca Kembali (Koreksi)
Sebelum anda mengirimkan atau menandatangani surat tertentu, terlebih dahulu luangkan waktu anda untuk membaca kembali surat tersebut, hal ini penting untuk menghindari kesalahan-kesalahan fatal yang seharusnya tidak perlu terjadi. Jika anda seorang manajer sebaiknya jangan 100% percayakan urusan korespondensi kepada sekretaris anda, telitilah sebelum surat tersebut anda tanda tangani, karena andalah yang menjadi penanggung jawab atas isi surat itu, Ingatlah isi surat tersebut kelak bisa dijadikan barang bukti di pengadilan apabila terjadi perselisihan dan sengketa bisnis dengan relasi anda, oleh karena itu baca lagi dan sekali lagi sebelum anda menandatanganinya.

6. Balas Segera
Usahakan membalas setiap surat yang masuk ‘segera’ setelah surat itu diterima. Apabila perlu surat yang masuk dibalas pada hari yang sama. Jangan tunda hingga esok apa yang bisa anda selesaikan hari ini. Mungkin sebagian besar pelanggan memutuskan membeli produk dari perusahaan anda bukan atas dasar pertimbangan harga atau mutu barang, namun lebih didasari oleh kecepatan pelayanan dan perhatian kita terhadap kepuasan kebutuhan pelanggan. Segeralah berikan respon jawaban atas pesanan yang masuk, lazimnya jawaban sementara atas pesanan yang masuk meskipun hanya berupa pemberitahuan bahwa surat pesanan yang dikirim pelanggan sudah kita terima disebut Acknowlwdgement Receipt, selanjutnya paling lambat 7 hari kerja sejak surat pemesanan diterima kita sudah harus dapat memberikan jawaban & kepastian tentang bisa tidaknya pesanan tersebut dipenuhi.

COMMUNITY RELATIONS DAN OPINI PUBLIK

Otonomi Daerah dan Praktik Community Relations

Komuniti adalah sekelompok manusia yang mendiami suatu wilayah tertentu, dimana seluruh anggotanya berinteraksi satu sama lain, mempunyai pembagian peran dan status yang jelas, biasanya komuniti dikuatkan oleh hubungan kerabat, hubungan kerja, hubungan profesi (Warren, Cottrell, dalam Rudito, dkk.: 2004).

Pemberlakuan otonomi daerah sejak 1 Januari 2001 mengubah sistem pemerintahan dari sentralisasi menjadi desentralisasi , dengan memberikan kewenangan yang tadinya ditangani pemerintah pusat kepada pemerintah kota/kabupaten (Iriantara: 2004)

Dalam konteks Community relations menguatnya semangat kedaerahan yang positif, yakni ingin memajukan daerah menjadi daerah terdepan dibandingkan daerah lain di Indonesia

Otonomi daerah diarahkan untuk:
1. peningkatan pelayanan publik dan pengembangan kreativitas masyarakat serta aparatur pemerintah di daerah.
2. kesetaraan hubungan antra pusat dan daerah dalam kewenangan dan keuangan.
3. menjamin peningkatan rasa kebangsaan, demokrasi dan kesejahteraan masyarakat di daerah.
4. menciptakan ruang yang lebih luas bagi kemandirian daerah.

Community Relations lebih difokuskan pada upaya memberikan “kail” agar bisa maju bersama-sama.

Community Relations adalah kegiatan Public Relations (Humas).

Langkah-Langkah Community Relations:
1. merumuskan komuniti dan berbagai kelompok di dalamnya.
2. menentukan tujuan Community Relations.
3. menyusun pesan yang hendak disampaikan.
4. memilih metode yang paling baik dalam penyampaian pesan.
5. melaksanakan program Community Relations
6. Menganalisis hasil

Opini Publik

Sejak Kaum Revolusioner Prancis meneriakan semboyan perjuangan kemerdekaan mereka Liberte, Egalite et Fraternite dari kekuasaan mutlak totaliter raja Prancis, konsep demoktrasi telah berkembang.
Negara-negara yang masih mempertahankan monarki, seperti Inggris dan Belanda, akhirnya memperlakukan raja-raja mereka hanya sebagai lambang (kepala negara), kedaulatan berada di tangan rakyat, dengan kepala pemerintahan seorang perdana menteri.
Di Amerika Serikat telah menerapkan demokrasi lebih dari dua ratus tahun dengan sistem kekuasaan dunia, dengan seorang presiden sebagai kepala negara dan kepala pemerintahan.
Dalam setiap sistem demokrasi, suara mayoritas yang menentukan dan suara mayoritas selalu dikaitkan dengan opini publik.

Banyak pemikir bersikap kritis terhadap apa yang disebut opini publik ini. Benarkah setiap apa yang dicap sebagai opini publik itu benar-benar mewakili pendapat mayoritas dalam satu masyarakat.?

Dimana dan bagaimana caranya mengukur apa yang dikatakan atau dianggap sebagai opini publik itu benar-benar adalah pendapat masyarakat?

Pertkembangan teknologi komunikasi yang luar biasa, termasuk media massa cetak, elektronik, dan media online, maka perekayasaan opini publik dapat saja terjadi, dan memang sering terjadi.

Hingga memang patut para pemikir demokrasi mempertanyakan dan mengkaji ulang berbagai pemikiran demokrasi.

Seandainya sebuah partai mendapat suara terbanyak dalam Pemilu, apakah benar karena opini publik (pendapat mayoritas) secara sadar dan penuh kepahaman mendukung putusan mayoritas itu?

Apakah putusan atau pilihan mayoritas bukan akibat perekayasaan opini publik yang amat lihai?

Proses Opini Publik

Proses Opini Publik melalui tiga tahap: (1) tahap masukan yang masih semrawut sebagai the stage of brain storming, (2) tahap pembicaraan mulai terarah, mulai membentuk pikiran yang jelas dan menyatu sebagai the stage of consolidation, (2) tahap pendapatan yang menyatu pada tahap dua sudah bulat dan kuat sebagai the solid stage. Prose ini termasuk Opini Publik Murni.

Opini Publik Tidak Murni bersifat: (1) opini publik dimanipulasikan secara cerdik, (2) direncanakan, (3) dikehendaki, (4) diprogramkan, diinginkan. Misalnya sebutan Bapak Pembangunan, Partai Wong Cilik, Sekolah Murah, dan lainnya..

Kekuatan Opini Publik:
1. Menjadi hukuman sosial, dalam bentuk rasa malu, rasa dikucilkan, rasa dijauhi atau terjadi pembunuhan karakter. Di negara maju ada pejabat mengundurkan diri.
2. Mempertahankan atau membentuk tata cara pergaulan baru.
3. Mempertahankan eksistensi atau menghancurkan suatu lembaga atau.
4. Mempertahankan atau menghancurkan suatu kebudayaan.
5. mempertahankan atau membentuk norma sosial baru.

 Peranan Opini Publik semakin penting dalam masyarakat, karena: (1) paham dan sistem demokrasi semakin berkembang diberbagai negara, (2) pendidikan masyarakat semakin meningkat, (3) semakin berkembangannya teknologi komunikasi, (4) adanya tuntutan berbagai pihak untuk memperoleh dukungan, (5) Banyaknya kebijakan yang disampaikan pemerintah.

Public Opinion Polling adalah pengumpulan pendapat dari publik, dengan publik terpilih dihadapkan pada suatu isu yang kontroversial oleh lembaga pengumpulan pendapat umum.

Definisi Opini Publik adalah suatu penilaian sosial (social judgement)mengenai suatu hal yang penting dan berarti atas dasar pertukaran pikiranyang dilakukan oleh individu-individu dengan sadar dan rasional.

Definisi lain, Opini Publik adalah pengintegrasian pendapat berdasarkan diskusi yang dilakukan di dalam masyarakat demokratis.Opini publik bukan merupakan seluruh jumlah pendapat individu-individu.


DAFTAR PUSTAKA

Ardianto, Elvinaro. 2004. Public Relations Suatu Pendekatan Praktis. Bandung: Pustaka Bani Quraisy.
Ardianto, Elvinaro dan Komala-Erdinaya, Lukiati. 2004. Komunikasi Massa Suatu Pengantar. Bandung: Simbiosa Rekatama Media.
Hennesy, Bernar. 1990. Pendapat Umum. AlihBahasa: Amiruddin Nasution. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Iriantara, Yosal. 2004. Community Relations, Konsep dan Aplikasinya. Bandung: Simbiosa Rekatama Media.
Lippmann, Walter. 1998. Opini Umum: Antara Rekayasa dan Realitas. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia.
Rudito, Bambang, dkk. 2004. Corporate Social Responsibility. Jakarta: ICSSD.
Ruslan, Rosady. 2000. Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations. Jakarta: RajaGrafindo Persada.
Sastropoetro, R.A. Santoso. 1987. Pendapat Publik, Pendapat Umum, dan Pendapat Khalayak dalam Komunikasi Sosial. Bandung: Remaja Karya.
Soemirat, Soleh dan Ardianto, Elvinaro. 2002. Dasar-Dasar Publid Relations. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Sunarjo, Djoenaesih S. Opini Publik. Yogyakarta: Liberty.
Susanto, Astrid. 1975. Pendapat Umum. Bandung: Penerbit Binacipta.
Theaker,Alison. 2004. The Public Relations Handbook. London & New York: Routledge.